掲示板を利用して協議会での連絡事項一斉回覧！！
この安全協議会には、常時30～40社の施工会社が参加しています。
これまでは、参加中の協議会社への連絡はメールでやり取りしていました。
メールだと一方的な連絡になってしまい、相手に伝わっているのか分からず、都度電話連絡で確認する等、多大な時間がかかっていました。
掲示板を活用するようになってからは、瞬時に全ての関係会社へ一斉連絡ができるようになり、連絡事項がスムーズに伝えられるようになりました。また、相手の都合を気にすることなく、合間の時間で自分の都合でやり取りできる点もいいですね。
また、リアクション機能を利用する事で、情報の確認の有無がわかるようになって、迅速な情報の伝達ができるようになりました。
重要事項の共有で問題の未然防止へ！
現場で何か問題があった際には、すぐにこの掲示板にあげ、全員で共有しています。
住民からの声や災害時の対応など、即座に共有したい事項もここに掲載すると一斉に確認でき、迅速な対応が可能になりました。これまでは連絡事項も個別に問合せがあり、都度対応してましたが掲示板でやるようになって問合せ内容も共有できています。
他にも過去に共有した様々なやり取りは掲示板機能の中に記録として残っているので、新しく安全協議会に参加した会社や担当者が変更になった場合も、一から説明することなくうまく引継ぎが行えています。もう紙やメールでやり取りしたくないですね。情報共有システムのおかげで業務を効率化できました。
今後は、協議会内での議事録や写真等、ファイル共有にも活用していきたいと思っています。
重要な内容も掲示板で共有するようになってから、再発防止や未然防止にも役立っていると思います。
