私たちは国土交通省工事で運用の経験があり、操作手順なども把握していたため運用に対する不安はあまりありませんでした。ただ、自治体が受発注者間情報共有システムの試行工事を始めたばかりであり、担当の発注者の方が紙と電子の混在での対応となることに不安をもっていらっしゃいました。いつもはメールで書類を送付したり、紙に印刷し発注事務所まで持参したりしていたため、紙ではなく電子での決済が出来るかどうかが気になっていました。
しかし、実際に運用をスタートすると、受発注者双方が問題なく活用できました。初めて使う発注者への操作指導はもちろん、サポートセンターを中心としたサポート体制がしっかりしているため、何か疑問点あればすぐに質問できます。操作も難しいものがなく、今では安心して書類の回覧が出来ています。
受発注者間情報共有システムを利用したことによる本来の業務への注力化
今までの業務で時間がかかっていたことの一つに、発議書類を発注事務所まで持参することがあります。大体40分から1時間程度は往復で必要となる上、発注者が在席している時間を考慮して訪問する必要がありました。受発注者間情報共有システムを利用すると、受発注者共有のサーバーに書類を登録するだけでいいので、時間を気にせずに書類の発議が行えるようになりました。施工管理の面でも、以前は移動時間を気にして翌日に回していたものが、当日内で回答いただけることもあり、次の工程に進みやすくなっています。加えて移動に費やしていた時間が、今は別の発議書類の作成や現場の出来形といった本来の業務である現場管理に費やすことも出来ています。また、今ではまだ活用できていませんが大容量データの送付やスケジュールの共有も可能な機能があります。文字だけでなく対面式のコミュニケーションを図っていく上でも、予定を立てやすく事前に情報を共有できるようになるため、今後の運用拡大に期待しています。
