書類提出の簡素化
本工事では現場～地域振興局(出先機関)以外にも、県本庁職員、監督支援業務の方が決裁メンバーに入っておりました。従来のやり取りはメールで送信するか、もしくは、ほとんどが紙書類でした。書類提出のために、地域振興局・本庁・監督支援担当者間を行ったり来たりする必要があり、受発注者ともに非常に手間でした。
また、データ容量が大きいとメールで一度に送信できず、結局、紙で提出ということも少なくありませんでした。
それが情報共有システムを活用することで、大容量のデータもやりとりできるようになり、わざわざ行ったり来たりする必要がなくなりました。
掲示板を活用して安全協議会での情報共有
工区数が多い本工事では、掲示板を活用して安全協議会内の共有を行っております。
具体的には、週間工程表の共有や協議会の議事録、発注者からの指示など協議会に関わることはすべて掲示板に投稿します。また大容量データのやり取りも容易にできますので、ドローンで撮影した写真を投稿していますね。メールとは違い、各担当に都度情報を送る必要がないので、簡素化につながっています。
受発注者間のコミュニケーション促進
情報共有システムを活用することで全体的なコミュニケーションの機会が増えたと感じます。
現場同士は近いので、コミュニケーションはとりやすかったのですが、発注者はそうもいきません。これまで発注者との共有は、会える時にまとめて行うというのが基本でした。情報共有システムを導入することによって、些細な事でも即座に、そして簡単に共有が出来るので、時間・場所を選ばずコミュニケーションが取れました。そうすることで常に相手が見えており、お互いに安心して業務を進めることができたと思います。
直接会って協議が必要な場合もありますが、打合せ前に情報共有システムで事前に共有されることで、打合せ時間を短くし、限られた時間内でより質の高い打ち合わせを行うことができます。
