委託業務での現場クラウドOne活用と、関連業務における複数社間の情報共有について、大福コンサルタント株式会社の保坂様にお話を伺いました。
業務内容と、情報共有システム（ASP）を使い始めたきっかけを教えてください。
主に道路の測量や設計のコンサルタント業務を行っています。 情報共有システム（ASP）を導入したのは、当時の「測量・調査・設計業務における働き方改革の取組（鹿児島県土木部技術管理室R4.4）」において、ASPの活用が推奨されていたからです。
当時はまだ必須ではなかったものの、複数社で同時進行にプロジェクトを進める上で、情報共有の必要性を感じていました。そのため、これを良い機会だと捉え、試してみることにしました。
Oneの導入前と導入後で業務はどのように変化しましたか？
様々な面で業務効率化に貢献していますが、特に以下の3点において、その効果を強く実感しています。
1.提出物の効率化
作業計画書や協議書などの修正をOne上で即座に行えるため、計画変更のたびに、関係者で集まって読み合わせをするという手間がなくなりました。コメント機能で補完すれば、どの部分を修正したのかも把握できますし、常に複数人での確認ができることから、修正漏れの防止にも役立ちました。
2．連絡の簡略化
以前は、出社後に大量のメールを確認する必要がありましたが、Oneのメッセージ機能では、「確認しました」ボタン一つで済む連絡も多く、大幅な時間短縮になっています。発注者に送信したメッセージもリアクションボタンで確認状況を把握できるため、電話での確認が不要になりました。スマートフォンからも確認できるため、外出先でも迅速な対応が可能です。
3．タスク管理の効率化
複数の業務を兼任している上、タスク量の多さから、管理が大変になります。都度、優先度を見直す必要がありますが、Oneでまとめて管理できるようになることで、優先順位もつけやすくなりました。
スケジュール機能も活用することで、重複するタスクの期日管理も容易になりました。
Oneの「グループ機能」を利用した複数社間での情報共有について、導入前と比較して、どのような変化やメリットがありましたか？
Oneの「グループ機能」を導入する前は、複数のコンサルタントや発注者がそれぞれ個別に情報を持っていたため、プロジェクト全体の状況を把握するのに時間がかかっていました。 導入後は、主に以下の2点で大きなメリットがありました。
1.最新データの共有と手戻りの削減
関係者間で共有するデータ、特に道路中心線データなどの最新版を常にファイル管理機能で共有するルールを徹底しました。これにより、データの食い違いがなくなり、情報が正確に保たれるようになりました。
手戻りなくスムーズに作業を進められるようになったのは非常に大きな効果でした。これは、工程上の遅延防止に大きく貢献していると実感しています。また、工区を跨ぐような測量の基準点を設ける場合には，工区間での基準点が重複しないように情報共有できたため、重複作業の削減にも役立ったと感じています。
2.リアルタイムな情報共有と連携強化
掲示板機能を活用することで、測量立ち入り時の情報や工事への影響（未買収の土地所有者のご意見、井戸の所在、家畜へのストレスなど）を共有できるようになりました。これにより、他社への情報伝達に至るまでのタイムラグと共有漏れが解消され、結果的にトラブルを未然に防ぐことに貢献できたと感じています。
※グループ機能とは…One利用中ユーザー同士で自由にグループを作成できる機能です。作成したグループ内で以下の機能を活用することができます。
⚫︎掲示板・メッセージ
⚫︎スケジュール
⚫︎ファイル管理
現場クラウドOneを導入された際、発注者の方や他のコンサルタントの方々の反応はいかがでしたか？
発注者の方は個々の予定をスケジュール機能に入力してくださる方もおり、打ち合わせ日の候補が立てやすいので調整がスムーズに進みました。さらに、掲示板機能を使った注意喚起などの情報共有も積極的に行ってくださり、メッセージ機能と同様にリアクションボタンで気軽に反応でき、お互いに確認できる点が良いですね。
もちろん、コンサルさんによっては、新しいシステムに抵抗を感じる方もいらっしゃいます。ですが、Oneの機能を使い始めたら、皆さん積極的に活用するようになりました。
Oneの費用対効果についてどのように考えていますか？また、これから情報共有システム（ASP）の導入を検討するコンサルタントの方々へのアドバイスがあればお願いします。
費用以上の価値があると感じています。書類やデータのやり取りといった事務作業を大幅に効率化できるだけでなく、手戻りも減り、Oneで効率化できた時間配分を成果品の品質向上にシフトできます。
コンサルタント業務におけるASPの活用は、今後ますます進んでいくべきだと考えています。
私自身、複数業務を並行して進める上で、Oneありきの仕事のやり方を確立しつつあります。
導入を検討されている方には、まず「書類やデータのやり取りが格段に楽になりますよ」とお伝えしたいです。メールでのやり取りでは、スキャンの手間が発注者と受注者の双方に発生しますが、ASPなら不要になります。また、大容量データも無料ファイル転送サービスでは発注者が受け取れないケースがありますが、ASPならばセキュリティ面も安心かつ確実です。サポート対応も非常に丁寧で、安心して導入できると思います。
